Juridisch

Privacyverklaring

inki-pdf ·

Deze tekst is in het Nederlands en is de bindende versie; op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De elektronische handtekening voldoet aan de Europese eIDAS-verordening en heeft rechtsgevolg in de hele EU; de bescherming van persoonsgegevens volgt de Europese AVG (GDPR). Buiten de EU hangt de geldigheid van een elektronische handtekening af van het recht van dat land. De samenvatting hieronder is vertaald ter informatie; bij verschil geldt de Nederlandse tekst.

1. Wie verantwoordelijk is

inki-pdf wordt aangeboden door , , KvK . Vragen over privacy: .

Er zijn twee rollen. Voor de gegevens van onze klanten en websitebezoekers zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van ondertekenaars en van de mensen die in verzonden documenten voorkomen, handelen wij in opdracht van de verzender (onze klant): die is verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst. Ben je ondertekenaar en heb je vragen over een document, neem dan eerst contact op met de verzender.

2. Welke gegevens, waarvoor en hoe lang

Als je klant bent

Gegevens	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Naam, bedrijf, e-mailadres, gekozen abonnement	Je account en licentie aanmaken, inloggegevens en het pakket mailen, de factuur	Overeenkomst	Zolang het abonnement loopt, daarna 12 maanden; facturen 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Betaalgegevens	Betaling en facturen, via Stripe. Wij zien geen rekening- of kaartnummers, alleen de status en de laatste cijfers die Stripe toont	Overeenkomst, wettelijke plicht	Bij Stripe volgens hun beleid; onze facturen 7 jaar
Gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord, naam van de pc en Windows-gebruiker, tijdstip van de laatste licentiecontrole	Controleren of de licentie geldig is en op hoeveel pc's hij wordt gebruikt	Overeenkomst, gerechtvaardigd belang (misbruik tegengaan)	Zolang het abonnement loopt, daarna 12 maanden
Je naam en e-mailadres als afzender van een ondertekenverzoek, je bericht, je huisstijl (naam, kleur, logo)	De ondertekenaar laten zien van wie het verzoek komt; jou berichten bij elke stap	Overeenkomst	Zie bewaartermijnen van verzoeken hieronder
Offerte-aanvraag (naam, organisatie, e-mail, telefoon, toelichting)	Contact opnemen over Enterprise	Precontractueel, op jouw verzoek	12 maanden na de laatste contact­opname
E-mails aan ondersteuning	Je vraag beantwoorden	Overeenkomst, gerechtvaardigd belang	24 maanden

Als je een document ter ondertekening verstuurt (verzoeken)

Gegevens	Waarvoor	Hoe lang
Het document, de versies na elke ondertekening, de handtekeningafbeeldingen, het logo van je huisstijl	De ondertekening uitvoeren en het getekende document leveren	Tot 7, 14 of 30 dagen na afronding (jouw keuze per verzoek), of eerder als je het zelf wist
Het logboek: namen en e-mailadressen van ondertekenaars, tijdstippen, internetadressen, browser, status, opmerkingen, de vingerafdruk (SHA-256) van elke versie, gegevens van het zegel	Bewijs van wie wanneer wat heeft getekend; controle van een getekend exemplaar via de pagina Document controleren	Hoogstens 7 jaar na afronding
Back-up van de server	Herstel na een storing	Dagelijks, 14 dagen bewaard; een gewist document kan daarin nog hoogstens 14 dagen staan

Als je ondertekenaar bent

Je krijgt een persoonlijke link van de verzender. Als je die opent, leggen wij vast dat het document is bekeken (tijdstip, internetadres). Teken je, dan leggen wij vast: je naam zoals de verzender die opgaf, je e-mailadres (als dat is opgegeven), het tijdstip, je internetadres, je browser, de eenmalige code die naar je e-mailadres is gestuurd, de afbeelding van je handtekening en wat je in de velden hebt ingevuld. Plaats je een opmerking, dan gaat die naar de verzender. Dit is nodig om de handtekening rechtsgeldig en controleerbaar te maken (artikel 6 lid 1 onder b en f AVG; de verzender heeft een overeenkomst met jou of een gerechtvaardigd belang bij een bewijsbare handtekening). De bewaartermijnen staan hierboven. Op de tekenpagina zie je hoeveel dagen het document na het tekenen nog bij ons staat; bewaar je eigen exemplaar.

Als je de website bezoekt

Onze server houdt een technisch logboek bij met internetadres, tijdstip en opgevraagde pagina, om storingen en misbruik te kunnen onderzoeken. Dat logboek wordt niet langer dan 30 dagen bewaard. Wij gebruiken geen analysediensten van derden en geen advertenties. Controleer je een document op de pagina Document controleren, dan berekent je browser de vingerafdruk; het document zelf wordt niet naar ons gestuurd.

3. Cookies en lokale opslag

Wij plaatsen geen cookies voor tracking of marketing. De website gebruikt geen cookies. De bewerker en de beheerpagina bewaren alleen functionele gegevens in de opslag van je browser (bijvoorbeeld je gekozen taal, je sjablonen en huisstijl, en de sessiesleutel van de beheerder). Die gegevens blijven op je eigen apparaat.

4. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen gegevens. Wij schakelen deze partijen in om de dienst te leveren:

Partij	Waarvoor	Waar
Render (Render Services, Inc.)	Hosting van de server en de opslag van verzoeken, in het datacenter Frankfurt	EU (Duitsland); Amerikaans bedrijf met verwerkersovereenkomst en standaardcontractbepalingen
Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.)	Het versturen van e-mail (uitnodigingen, codes, berichten, inloggegevens)	EU
Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.)	Betalingen, abonnementen en facturen	EU (Ierland); Stripe is zelf verantwoordelijke voor de betaalgegevens

Verder delen wij gegevens alleen als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld bij een bevoegd verzoek van een overheidsinstantie. Wij geven geen gegevens door buiten de Europese Economische Ruimte, behalve waar een leverancier dat onder passende waarborgen (zoals de standaardcontractbepalingen van de EU) doet.

5. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). Wachtwoorden bewaren wij alleen als hash. De beheerpagina is beveiligd met een wachtwoord en tweestapsverificatie. De server staat bij een hoster met beveiligde datacenters in de EU; de opslag is daar volgens de hoster versleuteld. Documenten zijn alleen bereikbaar via een persoonlijke, niet te raden link, en worden na de bewaartermijn gewist. Wij maken dagelijks een back-up. Bij een datalek dat risico voor jou oplevert, informeren wij je en, waar verplicht, de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Je rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, wissen, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en je kunt een eerder gegeven toestemming intrekken. Mail naar ; wij antwoorden binnen een maand. Ben je ondertekenaar, dan sturen wij je verzoek zo nodig door naar de verzender, omdat die beslist over het document. Let op: het logboek van een getekend document kunnen wij niet zomaar wissen, omdat het nodig is om de handtekening te bewijzen; wel kunnen we beoordelen of een beperking mogelijk is. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als de dienst of de wet verandert. De geldende versie staat altijd op /privacy, met de datum bovenaan.